Jak prawidłowo zaplanować i zrealizować zamówienia w ramach dotacji? Przewodnik dla przedsiębiorców w 2024 roku 📅

Gratulacje! Twoja firma właśnie uzyskała dofinansowanie. To ogromny sukces, ale warto pamiętać, że podpisanie umowy to dopiero początek wyzwań. Kluczowym etapem realizacji projektu jest prawidłowe planowanie i realizacja zamówień. Od tego zależy nie tylko sukces projektu, ale również jego poprawne rozliczenie zgodnie z wymaganiami instytucji finansującej.

W tym artykule omówimy najważniejsze kroki, które pomogą Ci zrealizować projekt zgodnie z zasadami. Skupimy się na procedurach dla przedsiębiorców niezobowiązanych do stosowania Prawa zamówień publicznych (PZP), a więc rozeznaniu rynku i zasadzie konkurencyjności.

Planowanie zamówień – pierwszy krok do sukcesu 📝

Prawidłowe planowanie zamówień to fundament sprawnej realizacji projektu. Już na etapie przygotowania wniosku o dotację powinieneś sporządzić harmonogram rzeczowo-finansowy, który określa kluczowe zadania do wykonania, planowane wydatki oraz terminy realizacji.

---

Szacowanie wartości zamówienia 💰

Pierwszym krokiem jest oszacowanie wartości zamówienia. To od tej wartości zależy, jakie procedury będą Cię obowiązywać. Uwzględnij wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia (np. transport, instalacja, dodatkowe usługi). Korzystaj z danych rynkowych, ofert dostawców lub analiz historycznych cen. Pamiętaj o udokumentowaniu tego procesu – jest to niezbędne w przypadku kontroli.

Czy musisz stosować Prawo zamówień publicznych? 📜

Nie wszystkie projekty są objęte przepisami PZP. Prywatni przedsiębiorcy realizujący projekty współfinansowane ze środków unijnych zwykle nie muszą stosować tej ustawy. Wyjątki mogą dotyczyć sytuacji, gdy projekt jest realizowany w partnerstwie z instytucją publiczną lub umowa o dofinansowanie nakłada obowiązek stosowania PZP. Jeśli nie podlegasz PZP, obowiązują Cię uproszczone procedury: rozeznanie rynku i zasada konkurencyjności.

---

Kiedy stosować rozeznanie rynku, a kiedy zasadę konkurencyjności? 🔍

Rozeznanie rynku 📊

Stosuje się je dla zamówień o wartości poniżej 50 000 zł netto. To procedura pozwalająca na sprawdzenie cen rynkowych i zapewnienie racjonalności wydatków. Jak przeprowadzić? Zbierz co najmniej trzy oferty (mogą to być oferty z internetu, katalogów lub odpowiedzi na zapytania e-mailowe). Sporządź opis przedmiotu zamówienia i kryteria oceny ofert. Udokumentuj cały proces, aby móc przedstawić dowody w trakcie kontroli.

---

Zasada konkurencyjności 🏆

Dotyczy zamówień o wartości powyżej 50 000 zł netto. Wymaga publikacji zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności. Jak to zrobić? Opublikuj zapytanie na stronie internetowej Bazy Konkurencyjności. Określ jasne kryteria oceny ofert i termin składania propozycji. Zadbaj o pełną dokumentację wyboru wykonawcy.

Jak dokumentować proces zamówień? 🗂️

Prawidłowa dokumentacja to klucz do uniknięcia problemów podczas kontroli. Pamiętaj o sporządzeniu protokołu z rozeznania rynku lub oceny ofert, zachowaniu kopii wszystkich zapytań i odpowiedzi od oferentów oraz zarchiwizowaniu publikacji zapytań ofertowych z Bazy Konkurencyjności. W 2024 roku wprowadzono zmiany, które ułatwiają prowadzenie dokumentacji: w Bazie Konkurencyjności dostępne są nowe wzory protokołów i narzędzia wspomagające przejrzystość procesu.

---

Najczęstsze błędy i jak ich unikać ⚠️

Sztuczny podział zamówienia: rozdzielanie zamówień na mniejsze części w celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności. Brak dokumentacji procesu szacowania wartości zamówienia: nieudokumentowanie sposobu, w jaki oszacowano wartość zamówienia, może prowadzić do zakwestionowania wydatków. Niejasny opis przedmiotu zamówienia: zbyt ogólny opis zamówienia utrudnia rzetelne porównanie ofert. Brak publikacji zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności: dla zamówień powyżej 50 000 zł netto jest to obowiązkowe.

Podsumowanie 📌

Realizacja zamówień w projektach współfinansowanych wymaga znajomości zasad i dokładnego planowania. Dobre przygotowanie, przestrzeganie procedur oraz właściwa dokumentacja pozwolą uniknąć problemów podczas kontroli i zapewnią sukces projektu.

Potrzebujesz wsparcia? 🤝

Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci na każdym etapie realizacji projektu!